Virtuelle Datenräume (VDRs) werden für viele Unternehmen und Organisationen zu einem wichtigen Bestandteil des Arbeitsalltags. Sie bieten Komfort und die notwendige Sicherheit beim Austausch sensibler Dokumente oder bei der Zusammenarbeit mit anderen Parteien.
Leider kennen nur wenige Unternehmen die optimale Vorgehensweise bei der Organisation und Strukturierung ihrer Dateien in einem VDR. Daher ist es gut zu lernen, wie man einen VDR richtig strukturiert, besonders wenn Sie Ihre M&A-Deals effektiver und reibungsloser gestalten wollen.
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Warum ist ein virtueller Datenraum gut für M&A-Deals?
Es gibt zahlreiche Gründe, warum ein VDR bei Fusionen und Akquisitionen von großem Nutzen ist.
Virtuelle Datenräume:
Sind gut für die “Haushaltsführung”
Wenn Sie einen virtuellen Datenraum verwenden, speichern Sie alle Ihre Informationen an einem Ort. Ein einheitlicher Datenraum lässt Ihr Unternehmen in den Augen potenzieller Käufer seriöser erscheinen. Ein aufgeräumter virtueller Datenraum impliziert, dass auch der Rest Ihres Unternehmens ebenso organisiert ist.
Beschleunigen die sorgfältige Prüfung (Due Diligence)
Wenn alles deutlich gekennzeichnet ist und an einem zentralen Ort aufbewahrt wird, beschleunigen Sie den Due-Diligence-Prozess, was zu einem reibungslosen Ablauf der Fusion oder Übernahme beitragen kann.
Bieten besondere Merkmale an
Virtuelle Datenräume bieten mehr spezielle Funktionen als typische Cloud-Speicherdienste. Zu diesen Funktionen gehören detaillierte Audit-Protokolle, die Verfügbarkeit digitaler Signaturen und die Kontrolle über Versionen.
Bieten zusätzliche Sicherheit
Virtuelle Datenräume bieten mehr als nur die Unterteilung Ihrer Dokumente; sie bieten auch zusätzliche Sicherheit und eine Verwaltung des Zugriffs von Mitarbeitern, so dass Sie die volle Kontrolle über alle Ihre geschäftlichen Informationen haben.
Wie Sie einen virtuellen Datenraum für M&A-Deals einrichten
Ein virtueller Datenraum kann auf zwei Arten eingerichtet werden: intern oder extern. Wenn ein VDR intern eingerichtet wird, stellt das verkaufende Unternehmen die VDR-Plattform zur Verfügung und beaufsichtigt den Prozess. Wenn ein VDR extern eingerichtet wird, beauftragt das Unternehmen einen VDR-Anbieter oder Verkäufer.
In vielen Fällen werden Unternehmen ihre VDR-Bedürfnisse entweder teilweise oder vollständig auslagern. Die Schritte für diesen Prozess umfassen:
● VDR-Einweisung: Sowohl der Kunde als auch die Teilnehmer, die an der Verwendung der in den VDR hochgeladenen Daten beteiligt sind, treffen sich zu einer Einweisung in den Umgang mit dem VDR (normalerweise ein Seminar).
● Bedarfsanalyse: Der VDR-Anbieter beurteilt die Bedürfnisse des Kunden (wie viele Dateien hochgeladen werden müssen, Anzahl der beteiligten Käufer, Dauer des Prozesses usw.).
● Vertragsunterzeichnung: Es wird ein Vertrag zwischen dem Kunden und dem VDR-Anbieter unterzeichnet.
● VDR-Erstellung: Der VDR wird dann vom Anbieter nach den Bedürfnissen des Kunden erstellt, wobei alle relevanten Dokumente und Daten eingescannt und hochgeladen werden.
● Wartung und Qualitätskontrolle: Ein VDR-Anbieter kümmert sich um Fragen der Wartung und stellt sicher, dass die Plattform effizient läuft.
Wie man einen virtuellen Datenraum für M&A-Deals strukturiert
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihren virtuellen Datenraum einzurichten:
- Zeichnen Sie ein Schaubild des virtuellen Datenraums, bevor Sie beginnen. Vielleicht möchten Sie Ihre Ideen für Ihren virtuellen Datenraum schon vor dem Beginn des M&A-Prozesses aufzeichnen. Diese Vorgehensweise hilft Ihnen, schneller zu arbeiten, sobald Sie den VDR eingerichtet haben. Es ist auch eine hervorragende Möglichkeit zu planen, welche Dokumente Sie benötigen und wer Zugriff auf die Dateien haben muss.
- Vergeben Sie den Zugang an relevante Personen. Je mehr Personen Sie einladen, desto transparenter wird der Prozess. Sie können zum Beispiel den Zugriff auf den Gelegenheitskäufer beschränken, so dass dieser nur bestimmte Informationen sieht. Wenn jedoch zu viele Personen Zugriff auf den VDR haben, erhöhen Sie das Risiko von Datenlecks.
- Entwerfen Sie ein systematisiertes Ablagesystem. Es ist wichtig, ein transparentes und effizientes Dateisystem mit verschiedenen Kategorien für Finanz-, Rechts- und Marketingdokumente zu haben. Außerdem sollten Sie eine Master-Datei einrichten, die die Dokumente enthält, die von allen Käufern von Anfang an benötigt werden (das Standard-NDA, Pitch Deck, nicht vertraulicher Teaser).
- Fügen Sie alle relevanten Dokumente hinzu. Denken Sie daran, Ihre Unterlagen auf dem neuesten Stand zu halten. Wenn Sie veraltete Informationen bereitstellen, könnte dies einen M&A-Deal behindern.
- Beschäftigen Sie sich kontinuierlich mit dem Datenraum. Sie sollten sich laufend mit Ihrem virtuellen Datenraum befassen. Lassen Sie den Datenraum nicht (digital) verstauben! Interagieren Sie mit den Mitarbeitern und halten Sie das System auf dem neuesten Stand. Wenn Sie den virtuellen Datenraum regelmäßig nutzen, wird die Due Diligence bei allen Fusionen und Übernahmen effizienter.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein leistungsfähiger virtueller Datenraum den Unterschied bei einem M&A-Deal ausmachen kann. Indem Sie herausfinden, wie Sie Ihre Dokumente richtig strukturieren und wie Sie effizient mit Käufern und Mitarbeitern interagieren, kann der Prozess das beste Ergebnis für Ihr Unternehmen erzielen.
